Quick-Start Benutzermodus "Anfänger" (mit USt)
Um eabird auf einfache und schnelle Weise kennenzulernen, führen Sie bitte folgende Schritte aus:
Aufgabe auswählen
Nach dem Start der Demo-Version sehen Sie den Arbeitsbereich "Aufgaben". Nachdem Sie beim Programmstart den Benutzermodus "Anfänger" ausgewählt haben, erscheint hier dessen Aufgabenliste.
Zur Erinnerung: eabird ist ein scanbasiertes Buchhaltungsprogramm. Die elektronische Speicherung Ihrer Belege hat viele Vorteile. Einige werden Sie bei den nächsten Übungen kennenlernen.
Für die Demo-Version wurden für Sie bereits Belege eingescannt, um Ihnen einen schnelleren Überblick über die Stärken des Programms zu bieten. Daher überspringen Sie vorerst die erste Aufgabe “Scannen oder Importieren der Belege”, die Sie gerne nach diesen Übungen selbst ausprobieren können.
Scanseiten übereinanderstapeln
Klicken Sie im Arbeitsbereich "Aufgaben", bei der 2. Aufgabe das Wort "Übereinanderstapeln" an. Sie landen damit im Arbeitsbereich "Scans".
Die Scanseiten 5 und 6 sind zwei Seiten einer Rechnung. Ziehen Sie mit der Maus den Scan 5 auf den Scan 6. Damit haben Sie einen mehrseitigen Scan zu einem Scanstapel zusammengefasst. Der Vorteil? Mehrseitige Dokumente bleiben damit miteinander verbunden und erleichtern Ihnen die Übersicht.
Wenn ein Scanstapel ausgewählt ist, dann finden Sie in der Buttonleiste oberhalb der großen Scanansicht (rechts von den Zoomfunktionen), blaue Pfeile mit denen Sie innerhalb eines Scanstapels blättern können.
Typ Kontoauszug eingeben
Als nächstes geben Sie bitte den Typ und die Beschreibung des Kontoauszugs ein. Klicken Sie dafür auf den ersten Scan um ihn zu aktivieren.
Nachdem Sie den ersten Scan ausgewählt haben, klicken Sie bitte auf den orangefarbenen Button mit der Aufschrift "K". Damit wandeln Sie den Scan oder Scanstapel in einen Beleg vom Typ "Kontoauszug" um.
Beschreibung Kontoauszug eingeben
Nach der Vergabe des Typs erscheint das Eingabeformular für den Kontoauszug.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger ein paar Sekunden ruhig über einem Button, Eingabefeld oder dem Zoom-Schieberegler verweilen, wird Ihnen ein Hilfetext angezeigt.
Oberhalb der großen Bildes des Kontoauszugs finden Sie die Funktionen zum Zoomen und Drehen des Scanbildes. Probieren Sie die einzelnen Funktionen einfach mal aus. Die Funktion "Drehen" hilft Ihnen falsch eingescannte Bilder zu korrigieren.
Klicken Sie mit der Maus auch einmal auf das große Bild und verschieben Sie das Scanbild mit gedrückter Maustaste. Damit können Sie verdeckte Bereiche des Scanbildes sichtbar machen.
Füllen Sie jetzt bitte die Eingabefelder für den Kontoauszug aus und klicken Sie danach auf den Button "Speichern". Als Datumsbereich geben Sie bitte das kleinste und das größte Datum dieses Kontoauszugs ein. Diese Eingabe dient später zur Kontrolle der eingegebenen Zahlungsdaten.
Typ Rechnung eingeben
Nach dem Speichern wurde der Scan als Beleg abgelegt und der nächste Scan wird zur Bearbeitung angezeigt.
Nachdem es sich bei diesem um eine Rechnung handelt, klicken Sie bitte auf den orangen Button "R".
Beschreibung Rechnung eingeben
Es erscheint jetzt das Eingabeformular für eine Rechnung. Nachdem der Benutzermodus "Anfänger" ausgewählt wurde, müssen Sie hier nur eintragen, um welche Rechnung es sich dabei handelt. Diese Information hilft Ihrem Buchhalter die Rechnung schnell und korrekt zu verbuchen.
Genauso wie Sie sich jetzt Fragen werden, worum es sich bei dieser Rechnung handelt, ergeht es Ihrem Buchhalter, wenn er diese Rechnung von Ihnen ohne Zusatzinformation erhält. Er muß dann entweder selbst im Internet recherchieren, oder bei Ihnen nachfragen. Beides kostet ihm viel Zeit und Ihnen Geld. Hier zur Information es handelt sich bei dieser Rechnung um Tintenpatronen.
Klicken Sie jetzt wieder auf den Button "Speichern".
Wenn Sie wollen, können Sie jetzt auch noch die anderen Scans beschreiben. Beim "Mietvertrag" geben Sie bitte als Typ "Sonstiges" ein. Unter "Sonstiges" können Sie alle Belege ablegen, die Sie für das Finanzamt benötigen könnten und die keine Einnahmen oder Ausgaben darstellen.
Belege suchen und ändern
Nachdem Sie jetzt ein paar Belege eingegeben haben, können Sie den Arbeitsbereich "Belege" auswählen indem Sie auf die orange Fläche mit der Aufschrift "Belege" klicken.
Hier finden Sie die Liste Ihrer Belege und das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit mit verschiedenen Funktionen die Belege zu sortieren und danach zu suchen. Sobald Ihre Buchhalterin die Belege verbucht hat, können Sie auch nach Datum und Betrag sortieren.
Probieren Sie einfach die einzelnen Funktionen aus.
Übersicht
Im Arbeitsbereich "Übersicht" ist momentan noch nichts zu sehen. Erst nach der Verbuchung durch Ihren Buchhalter können Sie sich hier die verschiedenen Berichte ansehen.
Weitere Funktionen in der Vollversion
Wenn Sie alle Belege eingescannt und beschrieben haben können Sie in der Vollversion von eabird die Belege mit zwei Klicks an Ihre Buchhalterin oder Ihren Steuerberater online übergeben. Damit ersparen Sie sich ihre Belege per Post zu versenden und sie können auch nicht mehr verloren gehen. Wichtig ist, dass Sie mit eabird weiterhin Zugriff auf Ihre Belege haben!
Beim Aussteigen aus dem Programm werden Ihre Scans und Beschreibungsdaten automatisch verschlüsselt und auf unseren Servern abgelegt und gesichert. Ihr Buchhalter kann dann sofort darauf zugreifen und Ihre Belege verbuchen.
Und wie geht es weiter?
Probieren Sie jetzt das Scannen oder Importieren von Scans aus. Lesen Sie sich dazu bitte unsere Informationen zum richigen Scannen durch.
Egal ob Sie sich für eabird entscheiden oder nicht, folgende Informationen sollten alle Einnahmen-Ausgabenrechner kennen:- Grundlagen der Einnahmen-Ausgabenrechnung
- Informationen zum Sammeln der Belege
Wenn Sie am Beginn Ihrer Tätigkeit stehen, dann finden Sie hier Informationen für die nächsten Schritte.
Eine Übersicht der laufenden Tätigkeiten finden Sie in der Anleitung für Anfänger mit Umsatzsteuervoranmeldung