Grundlagen der Einnahmen-Ausgabenrechnung

Bei der Einnahmen-Ausgabenrechnung gibt es drei wichtige Grundsätze:

1. Keine Buchung ohne Beleg

Für jede Einnahme oder Ausgabe muß ein schriftlicher (oder elektronischer) Beleg existieren. In erster Linie handelt es sich dabei um Rechnungen und Kontoauszüge.

2. Zahlungsbetrag und Nachweis der Zahlung

Bei der Einnahmen Ausgaben Rechnung erfolgt die Gewinnermittlung durch eine Gegenüberstellung der "tatsächlich zugeflossenen Betriebseinnahmen" und den "tatsächlich abgeflossenen Betriebsausgaben". D.h. es ist der tatsächliche Zahlungsbetrag und nicht der Rechnungsbetrag ausschlaggebend! In den meisten Fällen werden die beiden Beträge übereinstimmen.

Um den tatsächlichen Zahlungsfluss nachzuweisen, muß bei Barzahlungen auf dem Beleg ein Vermerk in der Art "Kassa", "bar", "bar bezahlt am" oder ähnliches stehen.

Bei Zahlungen vom oder aufs Bankkonto wird für den Nachweis der Kontoauszug benötigt. Bei Zahlungen von einem Bankkonto kann das Finanzamt alle Kontoauszüge dieses Kontos verlangen. Daher sind immer alle Kontoauszugsblätter eines Buchungsjahres sieben Jahre lang aufzubewahren.

Vorteilhaft ist ein eigenes Firmenkonto und keine Einnahmen oder Ausgaben auf dem Privatkonto. In diesem Fall kann das Finanzamt nur in das Firmenkonto Einsicht nehmen und die Kontoauszüge des Privatkontos müssen nicht aufbewahrt werden.

3. Zahlungsdatum ist ausschlaggebend

Zu welchem Buchungsjahr eine Einnahme oder Ausgabe gehört, wird durch das Zahlungsdatum und nicht durch das Rechnungsdatum festgelegt.

Eine Ausnahme bilden Ausgaben für Anlagen über 400 Euro netto. Für die Umsatzsteuer gilt auch hier das Zahlungsdatum. Die Anschaffungskosten müssen auf die Nutzungsdauer verteilt werden. Der jährliche Anteil wird aber erst am Jahresende als Afa, im Zuge der Nachbuchungen mit einem "Eigenbeleg" verbucht.

siehe auch Abschreibungen und Geringwertige Wirtschaftsgüter beim USP

Hinweis

Dadurch, dass bei eabird die Kontierung nur am Beleg möglich ist, ist der erste Grundsatz zwangsläufig erfüllt.

Den zweiten Grundsatz können Sie durch die Verknüpfung einer Bankzahlung mit der dazugehörigen Zeile am Kontoauszug gewährleisten. Die Verknüpfung hilft Ihnen auch das richtige Zahlungsdatum und den tatsächlichen Zahlungsbetrag für diese Zahlung zu finden.

Wenn Sie in den Stammdaten des Mandanten (Menüpunkt "Stammdaten -> Mandantenbeschreibung ändern") die Option "Bankzahlungen zuordnen" auf "Ja" setzen, dann macht Sie eabird auf eine fehlende Zuordnung mit einem Fragezeichen in der Belegliste und mit einer Warnung beim Periodenabschluß aufmerksam.

Wenn Sie bei eabird im Modus "Experte" arbeiten, dann sollten Sie Anlagen über 400 Euro (netto) beim Kauf auf ein Buchungskonto mit der Kontoart "Anlagenkonto" verbuchen. Als Datum geben Sie dabei das Zahlungsdatum ein. Am Jahresende erweitern Sie Ihr Anlageverzeichnis um die neuen Anlagen, die Sie aufgrund der Buchungen auf dem Anlagenkonto (oder der Anlagenkonten falls Sie mehrere davon angelegt haben) leicht herausfinden können.