Scannen/Importieren der Belege

Hinweise zum Scannen

Bevor Sie mit dem Scannen beginnen ein paar kurze Hinweise und Anworten auf anfangs häufig gestellte Fragen.

Mehrere Belege unterschiedlicher Geschäftsfälle gleichzeitig einscannen?

Auch wenn es sehr verlockend ist, kleine Belege (für unterschiedliche Geschäftsfälle) bei einem Flachbettscanner gleichzeitig einzuscannen, raten wir bis auf ein paar Ausnahmen aus den folgenden Gründen davon ab:

1. Eine Scanseite, die mehrere Belege enthält, könnte zwar als Beleg mit mehreren Zahlungen verbucht werden, aber die Suche nach diesem Beleg wird erschwert. In der Liste der Belege wird nach der Verbuchung der Gesamtbetrag der Zahlungen angezeigt (damit ist der Beleg über den Zahlungsbetrag nicht mehr auffindbar) und als Datum wird das früheste Datum der Zahlungen angezeigt (damit ist nur einer der Belege über das Datum auffindbar).
2. Die Belege können nicht mehr einzeln gelöscht werden.
3. Wenn sich die Zahlungsdaten der Belege unterscheiden, dann ist die chronologische Verbuchung nicht mehr korrekt möglich. Laut BAO § 131 Abs.1 muß die Erfassung der Geschäftsfälle zeitfolgegemäß geschehen. Diesem Erfordernis wird entsprochen, wenn die Ordnung nach Tagen erfolgt. Bei eabird erfolgt nach dem Periodenabschluß die endgültige Vergabe der Belegnummer aufgrund der eingegebenen Zahlungsdaten (der ersten Zahlung des Belegs).

Mehrere Seiten eines Belegs (bzw. mehrere Belege eines Geschäftsfalls) einscannen

Einzelne Seiten einer mehrseitigen Rechnung, bzw. Rechnung mit getrennter Zahlungsbestätigung müssen in eabird zu einem Scanstapel zusammengefasst werden. Sie können, wenn Sie kleiner als A4 sind, natürlich auch gemeinsam am Vorlagenglas aufgelegt und gescannt werden. Wichtig ist, dass sich die einzelnen Belege nicht überdecken, sodass der gesamte Inhalt der Belege sichtbar ist.

Scannen von Kontoauszügen

Nachdem die meisten Kontoauszüge kleiner als A4 sind, können natürlich mehrere Seiten eines Auszugs gemeinsam eingescannt werden (auch die Beilagen zu diesem Auszug). Achten Sie dabei aber auf die Reihenfolge der Seiten (z.b. Seite 1 und 2 auf einem Scan, 3 und 4 auf dem nächsten...).

Innerhalb von eabird sollten dann alle Scanseiten eines Auszugs zu einem Scanstapel zusammengefasst werden. Vermeiden Sie das Mischen verschiedener Kontoauszüge! Dadurch würde die Kontrolle und Fehlersuche erschwert werden.

Belege ins Programm eabird importieren

Je nach Fähigkeiten und Schnittstellen Ihres Scanners gibt es folgende Möglichkeiten, Ihre Belege ins Programm eabird zu importieren:

1. Mit Hilfe der Scan-Funktion von eabird

Die meisten Scanner sind mit eabird kompatibel, aber es gibt auch manche Ausnahmen (z.b. Fujitsu-Scanner). Nachdem es von Modell zu Modell auch innerhalb eines Herstellers Unterschiede geben kann, können wir leider keine Auflistung kompatibler Geräte anführen. Die Wahrscheinlichkeit ist aber sehr groß, dass Ihr Scanner kompatibel ist. Falls nicht, gibt es immer noch die Möglichkeit, mit dem Scanprogramm Ihres Scannerherstellers die Belege einzuscannen und zu importieren.

Die Scan-Funktion in eabird können Sie entweder über den Link im Arbeitsbereich "Aufgaben" oder über den Menüpunkt "Scan->Dokument einscannen" aufrufen (schalten Sie bitte Ihren Scanner vor dem Aufruf ein).

2. Scannen mit dem Scanprogramm des Herstellers

Wenn Sie mit dem Scanprogramm des Scannerherstellers einscannen, dann verwenden Sie in diesem Programm am besten folgende Einstellungen:

• Scanmodus: Graustufen
• Auflösung: 150dpi oder höher (150dpi wäre ideal, weil der Scanvorgang damit am schnellsten erfolgt und diese Auflösung innerhalb von eabird verwendet wird)
• Datenformat: JPEG (schnellerer Import ins Programm eabird) oder PDF

Mit manchen Scanprogrammen ist es leichter, alle Belege eines Scanvorgangs als ein PDF abzuspeichern. Beim Importieren des PDFs in eabird werden alle Seiten des PDFs als ein Scanstapel angelegt. Sie können aber nach dem Import diesen Scanstapel wieder in Einzelseiten aufsplitten, indem Sie die Funktion "Scanstapel auflösen" verwenden.

Die gescannten JPEG-Bilder oder PDFs können Sie in eabird entweder über den Link im Arbeitsbereich "Aufgaben" oder über den Menüpunkt "Scan->PDFs oder Scanbilder importieren" ins Programm importieren.

Für Scanner die Ihre Scans in ein Verzeichnis ablegen können, könnte der Import mit Hilfe des Watch-Modus für Sie interessant sein.