Sammeln der Belege

Wie in den Grundlagen der Einnahmen-Ausgabenrechnung beschrieben wurde, benötigen Sie für jede Einnahme oder Ausgabe einen Beleg (in erster Linie eine Rechnung). Bei Zahlungen vom oder aufs Konto zusätzlich auch den Kontoauszug.

Notieren Sie sich das Datum der Überweisung

Notieren Sie sich auf Rechnungen, die Sie von Ihrem Konto überweisen, das Datum der Überweisung (und die Bank, falls Sie Überweisungen von mehrere Bankkonten tätigen). Falls der Überweisungsbetrag vom Rechnungsbetrag abweicht, ist es auch sehr hilfreich zusätzlich den Überweisungsbetrag zu notieren.

Später, bei der Verbuchung, ersparen diese Informationen dem Buchhalter sehr viel Zeit.

Zur Erinnerung: Für die Zuordnung einer Ausgabe zur Buchungsperiode/zum Buchungsjahr zählt nur das Überweisungsdatum!

Effiziente Verwaltung der Papierbelege

Besorgen Sie sich drei Ablagefächer.

Das oberste Fach verwenden Sie für noch nicht bezahlte Rechnungen.

Das zweite Fach für Kontoauszüge und bezahlte Rechnungen des aktuellen Monats. Bar bezahlte Rechnungen kommen sofort in dieses Fach.

Das dritte Fach für Kontoauszüge und bezahlte Rechnungen des Vormonats.

Sobald Sie alle Kontoauszüge des Vormonats erhalten haben, scannen Sie alle Belege des dritten Fachs ein und bearbeiten diese in eabird. Danach archivieren Sie die Belege dieses Monats, z.B. indem Sie alle Belege eines Monats in eine Klarsichthülle geben und in einem Jahresordner ablegen.

Am Beginn eines neuen Monats sollte das dritte Fach leer sein und Sie geben alle Belege des zweiten Fachs in das dritte Fach usw.

Wenn Sie sehr wenig Belege haben und keine Umsatzsteuer abliefern müssen oder Ihre Umsatzsteuerperiode das Quartal ist, dann können Sie das ganze anstatt monatlich auch quartalsweise machen.

Weiter Infos

Hier finden Sie die Informationen vom Finanzamt bezüglich Belegnachweis und vorschriftsgemäßer Rechnung für den Vorsteuerabzug: