Starten mit eabird für Buchhalter und Steuerberater

Hier finden Sie die notwendigen Informationen um mit dem Programm eabird zu starten, nachdem Sie den USB-Stick für Buchhalter und Steuerberater und Ihre Zugangsdaten von uns erhalten haben.

1. Programmaufruf von eabird
2. Anmelden
3. Neuen Klienten annehmen
4. Quick-Start Anleitung
5. Zusammenarbeit mit einem Klienten
6. Effizientes Arbeiten
7. Verbuchung von Kreditkartenzahlungen

1. Programmaufruf von eabird

Bei einem Windows Betriebssystem

1. Schließen Sie den "eabird USB-Stick" an Ihrem Computer an.
2. Öffnen Sie den "Windows-Explorer" (Dateimanager) und wählen Sie dort das Verzeichnis vom eabird USB-Stick aus.
3. Öffnen Sie in diesem Verzeichnis die Programmdatei "eabirdWindows.bat".
4. Warten Sie bis das Anmeldefenster erscheint. Der Programmstart kann je nach Virenscanner einige Sekunden in Anspruch nehmen.

Bei einem Mac OS X Betriebssystem

1. Schließen Sie den "eabird USB-Stick" an Ihrem Computer an.
2. Öffnen Sie den "Finder" unter Mac OS X und wählen Sie dort das Verzeichnis vom "eabird USB-Stick" aus.
3. Öffnen Sie in diesem Verzeichnis die Programmdatei "eabirdMacOSX.app".
4. Warten Sie bis das Anmeldefenster erscheint. Der Programmstart kann je nach Virenscanner einige Sekunden in Anspruch nehmen.

Bei einem Linux Betriebssystem

1. Schließen Sie den "eabird USB-Stick" an Ihrem Computer an.
2. Falls Ihr Stick nicht automatisch gemountet wird, dann mounten Sie den USB-Stick manuell.
3. Öffnen Sie in einem Dateimanager das Verzeichnis vom "eabird USB-Stick".
4. Wenn Sie ein 64bit Linux verwenden, dann führen Sie in diesem Verzeichnis die Programmdatei "eabirdLinux64.sh" aus. Bei einem 32bit Linux führen Sie bitte die Programmdatei "eabirdLinux.sh" aus.

2. Anmelden

Nach dem Programmstart erscheint ein Anmeldefenster. Hier können Sie ohne Eingabe Ihrer Zugangsdaten den "Trainingsmodus" aufrufen um die Funktionalität von eabird auszupropieren. Oder Sie geben die von uns zugesandten Zugangsdaten ein und klicken danach auf die Schaltfläche "Anmelden".

Falls Ihnen noch kein Mandant zugordnet wurde, wird eabird mit dem "Trainings-Mandanten" gestartet.

Falls Ihnen bereits Mandanten zugeordnet wurden, erscheint nach dem Anmelden das Auswahlfenster mit Ihren Mandanten. Wählen Sie hier zuerst den Mandanten und danach das Buchungsjahr aus.

3. Einen neuen Klienten annehmen

Nachdem Ihr Klient Ihnen in seiner eabird-Version den Zugriff auf seine Buchhaltung erlaubt hat (siehe Zugriffsberechtigung ), müssen Sie diesen Klienten, diese Klientin zuerst "annehmen" um mit diesen Mandanten arbeiten zu können (siehe neuen Klienten annehmen).

4. Quick-Start Anleitung

Falls Sie die Quick-Start Anleitung der Demo-Version noch nicht durchgespielt haben, empfehlen wir Ihnen unbedingt diese Anleitung im Trainingsmodus durchzugehen. Wechseln Sie dazu in den Trainingsmodus (Menüpunkt Mandant->Training).

Die Anleitungen für die verschiedenen Bearbeitungsmodi finden Sie hier. Als Buchhalter arbeiten Sie im "Experten-Modus". Dieser Modus wird bei Ihrer eabird Version automatisch ausgewählt. Falls Sie die anderen Bearbeitungsmodi interessieren, können Sie den Modus im Menüpunkt "Einstellungen->Bearbeitungsmodus ..." ändern.

5. Zusammenarbeit mit einem Klienten

Ihr Klient scannt seine Belege ein, fasst mehrseitige Belege zu Scanstapel zusammen und gibt entweder eine Beschreibung (Anfänger-Modus) oder die Zahlungsinformationen (Profi-Modus) ein. Wenn er eine Buchungsperiode fertig eingegeben hat, kann er Ihnen die Belege mit einem Mausklick "übergeben". Nach dieser "Übergabe" können Sie die Buchungsdaten vervollständigen und die Periode abschließen. Ihr Klient hat nur mehr lesenden Zugriff auf die übergebenen Belege. Er kann aber jederzeit neue Belege einscannen und bearbeiten.

Der Upload der Belege beim Klienten und der Download bei Ihnen erfolgt beim Programmstart bzw. bei Programmende automatisch.

Informationen für den von uns empfohlenen Workflow vom Belegesammeln bis zur Übergabe, sowie zum richtigen Scannen, findet Ihr Klient am Ende der Demo-Anleitung.

6. Effizientes Arbeiten

Für Buchhalter ist effizientes Arbeiten besonders wichtig. Daher empfehlen wir bei der Dateneingabe die Tastaturkürzel zu verwenden.

Die Anlage von Vorlagen für wiederkehrende Buchungsfälle ist auch sehr zeitsparend (einfach nach der vollständigen Eingabe eines Buchungsfalles auf den Button "V" klicken). Diese Vorlagen werden dem Klienten bei der Eingabe des Zahlungstextes vorgeschlagen und können von ihm verwendet werden. Sie müssen dann nur im Falle von Splitbuchungen den Zahlungsbetrag auf die einzelnen Buchungskonten aufteilen. In den anderen Fällen ist die Zahlung fertig verbucht.

7. Verbuchung von Kreditkartenzahlungen

Steuerberater und Buchhalter verwenden bei Kreditkartenzahlungen als Zahlungsdatum oft das Datum der Abbuchung vom Bankkonto. Unserer Erfahrung nach, führt das bei der Eingabe der Zahlungen durch den Klienten (im Profi- oder Experten-Modus) oft zu Fehlern. Wir empfehlen daher Kreditkartenabrechnungen wie Bankkontoauszüge zu behandeln und als Zahlungsdatum das Datum in der Auflistung der Abrechnung zu verwenden. Die Abbuchung vom Bankkonto wird auf das "Privat Konto" verbucht. Gesetzlich bestehen keine Bedenken für diese Art der Verbuchung. Bei der Umstellung auf diese Buchungsart darf man aber die noch nicht verbuchten Zahlungen aus dem alten Jahr nicht vergessen.